A IMPORTÂNCIA DAS FASES DE UM PROJETO

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DICAS PARA ANALISAR, COMPREENDER, E INTERPRETAR TEXTOS

UCB – UNIVERSIDADE CASTELO BRANCO
GESTÃO DE PROCESSOS GERENCIAIS

FUNDAMENTOS DE PROJETOS
A IMPORTÂNCIA DO ESCOPO EM UM PROJETO
Dircéia Rodrigues César
Pólo: Venda Nova/BH/MG

Belo Horizonte

2º Semestre de 2010

TEMA

A importância do escopo em um projeto.

TÍTULO

O Escopo de um Projeto

OBJETIVO

Objetivo do presente trabalho é identificar a importância do escopo em um projeto. Focalizar as fases de um projeto e as etapas necessárias para a definição inicial do escopo, possibilitando o conhecimento parcial dos riscos que uma entidade corre no lançamento de um produto ou no planejamento do próprio negócio.

JUSTIFICATIVA

A justificativa da elaboração deste trabalho está na importância do escopo para um projeto. Quando o escopo não é bem definido e planejado, todo o projeto pode sucumbir pois os gestores desconhecem os riscos. O escopo deve ser bem gerenciado e, segundo Xavier, p.5), para que esse gerenciamento traga resultados positivos é possível verificar dez razões para o insucesso de projetos. São elas:

1. “Gerentes de projeto inexperientes ou inadequadamente treinados;
2. Falha na identificação ou gerenciamento de expectativas;
3. Liderança pobre em vários níveis;
4. Falha em adequadamente identificar, documentar e acompanhar requisitos (escopo);
5. Planos e processos de planejamento pobres;
6. Estimativas de esforço pobres;
7. Falha de alinhamento cultural e ético;
8. Falha de alinhamento entre a equipe do projeto e o negócio ou outra organização cliente;
9. Métodos inadequados ou mal empregados; e
10. Comunicação inadequada, inclusive acompanhamento e relato de progresso.

Assim, gerenciar um projeto é necessário a definição correta do escopo, ou seja, definição clara do produto ou serviço relacionado aos objetivos do projeto. Esses produtos ou serviços são o resultado do projeto. Esse resultado atenderá os objetivos se o planejamento inicial for bem feito. Se o esqueleto do projeto estiver bem estruturado. Em qualquer projeto existe a necessidade de mensurar os custos, calcular e determinar um prazo que estará apropriado com os custos do período e a qualidade pretendida. Uma boa qualidade sempre acarreta aumento de custos. Esses fatores são elementos do escopo.

INTRODUÇÃO

Antigamente não existia um número tão grande de empresas de um mesmo ramo de negócio. Como o negócio é o mesmo, cada uma deve oferecer um produto ou serviço diferenciado. Para a criação de um novo produto ou agregar um diferencial ao produto antigo, esta decisão deve ser precedida de um projeto. Este projeto tem que ser bem planejado. Um planejamento é composto do escopo, estrutura analítica do projeto, plano com sua programação e controle. É necessário um gerente devidamente treinado. Quando se tem a idéia do que se quer, essa idéia e todas as características são listadas no escopo. Esta lista será verificada no final do projeto. Um escopo deve ser discutido entre todos os interessados para evitar fatores que causam aumentos dos custos como desperdícios de materiais, modificações do escopo do projeto, erros de desenho, de execução, etc.

Um gerente bem treinado faz toda diferença porque tem uma visão do todo. Acompanha e controla o escopo durante toda a execução. Cada responsável por uma atividade otimiza a sua parte sem perceber as outras. Por isso é tão importante nomear um responsável pelo projeto. Este gerente é treinado para planejar, comandar, negociar, comunicar, além de dominar conhecimento técnico, consultando especialista se necessário.

DESENVOLVIMENTO

Uma construtora planeja uma obra e em seu escopo determina os custos, qualidade e prazos. Existem variáveis que interferem na obra. Aumento do cimento ou períodos de chuva, entre vários outros fatores que podem ocorrer. Nos custos são calculadas essas variações de preço de mercado, mas o atraso da obra acarreta mais tempo de pagamento aos empregados. O gerente do projeto dessa obra controla e acompanha o projeto, verificando o escopo e com atenção para todos os aspectos, inclusive os problemas climáticos. Esse controle permite que o gerente garanta que na execução do projeto inclua todo o trabalho necessário e somente o trabalho necessário.

A definição do escopo de um projeto deve ser discutida com as pessoas que estão envolvidas nele. O gerente do projeto, a equipe, os clientes que vão consumir o produto, os patrocinadores, e outras pessoas da empresa envolvidas no projeto. O tempo gasto planejando e discutindo o escopo é tempo ganho na execução do projeto. Segundo Martinelli, 2009 p.37), um projeto surge de uma idéia e essa idéia surge pela observação das necessidades dos clientes. Assim, o escopo é o caminho para se concretizar essa idéia. Como o organograma de uma obra.

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é ferramenta utilizada para detalhar as atividades de um projeto. Define as atividades que serão necessárias para atender ao escopo do projeto. Essas atividades são subdivididas até que chegue a um nível de simplicidade tal que permita serem estabelecidos o tempo de duração e o recurso que será usado, ao custo total do projeto. O projeto tem um ciclo de vida, o início, onde se trabalha na concepção, planejamento que é a estruturação do projeto, execução que é a implementação e o fechamento que é a conclusão, o resultado do projeto. Este último será comparado com o escopo, ou seja, a lista do projeto.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Nenhum projeto tem os resultados esperados sem a definição do escopo. O escopo é a parte mais importante no projeto porque é a definição do que se quer. É o esqueleto do produto ou serviço final. Mas nenhum projeto é realizado com sucesso sem a figura do gerente. Quando se tem um responsável capacitado pelo projeto, o planejamento é feito adequadamente e com as pessoas envolvidas para a definição do que se quer, ou seja, do escopo. A verificação do escopo pelas pessoas envolvidas também é garantia de um projeto bem estruturado. O controle é fundamental para gerenciar as mudanças no momento certo. O descontrole dessas mudanças altera o escopo aumentando os custos e prazos do projeto. Por isso, o escopo é o foco do projeto, a lista do que se pretende realizar.

BIBLIOGRAFIA

XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerência de Escopo em Projetos. MBA em Ciência de Projetos. Fundação Getulio Vargas. FGV Management. 2004.
MARTINELLI, Fernando Baracho. Fundamentos de Projetos. Curitiba-PR. IESDE Brasil S.A., 2009.

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