AUDITORIA INTERNA 2/2



O mesmo autor quando expõe sobre este objetivo de controle, enumera alguns meios que possibilitam sua realização:

Documentação confiável: corresponde à utilização de documentos hábil para o registros das transações;
Conciliação: indica a precisão ou diferenças existentes entre diversas fontes de informações;
Análise: É a identificação da composição analítica dos itens em exame;
Plano de contas: estabelece a classificação da empresa perante uma estrutura formal de contas.
Tempo hábil: determina o registro das transações dentro do período da competência e no menos espaço de tempo possível;
Equipamento mecânico: a utilização de equipamento mecânico visa facilitar e agilizar o registro das transações, implementando a divisão de trabalho.
A organização precisa munir-se de relatórios e sistemas que sejam confiáveis e eficientes, garantindo-lhes assim, um espelho da real situação econômica e financeira da organização.

4.1.3 – Estímulo à eficiência operacional

Neste objetivo, cabe salientar que o intuito é o de promover a eficiência operacional, provendo-se de todos os meios necessários à condução de tarefas, de forma a obter entendimento, aplicação e ação tempestiva e uniforme.

Attie (2000) reforça que os principais meios que promovem a obtenção de pessoal qualificado são:

Seleção: possibilita a obtenção de pessoal qualificado para exercer com eficiência as funções específicas;
Treinamento: possibilita a capacitação profissional para exercer a atividade proposta;
Plano de carreira: estabelece as políticas adotadas pela empresa quanto às possibilidades de remuneração e promoção, incentivando o entusiasmo e a satisfação do pessoal;
Relatório de desempenho: corresponde à identificação individual do funcionário. Apontam virtudes e deficiências, sugerindo alternativas necessárias ao aperfeiçoamento pessoal e profissional;
Relatório de horas trabalhadas: possibilita a administração mais eficiente do tempo despendido pelo pessoal e indica mudanças necessárias ou correção das metas de trabalho;
Tempos e Métodos: acompanhamento mais eficiente de execução das atividades;
Custo-padrão: permite acompanhar permanentemente o custo de produção dos bens e serviços produzidos;
Manuais Internos: possibilita práticas uniformes, normatização e eficiência dos atos que previnem a ocorrência de erros e desperdícios;
Instruções Formais: apontam formalmente as instruções a serem seguidas pelo pessoal e dessa forma evita interpretações dúbias e mal entendidos.
De nada adianta a administração munir-se de sistemas, relatórios sofisticados, se o seu material humano não estiver corretamente selecionado e treinado para trabalhar de acordo com as políticas determinadas pela empresa.

4.1.4 – Aderência às políticas existentes

Este objetivo de controle tem por finalidade assegurar que as políticas e procedimentos definidos pela administração sejam adequadamente seguidos e respeitados pelo pessoal.

Embasado nestas políticas, Attie (2000) define alguns meios mais importantes:

Supervisão: A supervisão permanente possibilita melhor rendimento do pessoal, reparando-se imediatamente possíveis desvios e duvidas em relação às tarefas executadas.
Sistema de revisão e aprovação: através de métodos de revisão e aprovação verifica-se se as políticas e procedimentos adotados estão sendo seguidos;
Auditoria Interna: permite a identificação de transações realizadas pela empresa que estejam em consonância com as políticas determinadas pela administração.
A alta administração deve trabalhar continuamente para que as políticas e procedimentos adotados sejam verdadeiramente seguidos e respeitados por todo o conjunto da administração.

4.2 – Ambiente de controle interno

Toda a responsabilidade do exercício de controle é da administração. Se a administração confia na importância do controle, as demais pessoas envolvidas serão sensíveis a essa atitude, respeitando e acatando as políticas e procedimentos estabelecidos. È a direção da empresa que estabelece o espírito e a intensidade do controle, no sentido de querer contar com uma informação útil, confiável e oportuna para a tomada de decisões.

Além da atitude da administração em relação ao exercício do controle, pode-se constatar que este ambiente consiste nas ações de acatamento das políticas definidas, na aplicação de procedimentos estabelecidos e no uso dos sistemas de informação e outros instrumentos instituídos.

Vale ainda mencionar que a amplitude e a intensidade são, na sua maioria, determinadas pelo porte da empresa. Uma empresa de pequeno porte não necessita de muitos recursos para instalar um eficiente sistema de controle interno. Muitas vezes, basta um bom contador, um sistema contábil simples, mas eficiente, e um certo controle sobre determinadas operações e ativos. Em médias e grandes empresas o enfoque se altera, necessitando a instalação de recursos mais sofisticados, que abranjam todas as operações da empresa.

Como já mencionado anteriormente, o fator fundamental para garantir a eficácia do controle interno é formado pelo enfoque dado ao controle pela administração e da organização e estrutura da empresa.

Em relação a esses dois fatores, é válido mencionar alguns elementos que os compõem , segundo Franco (1995):

1- Enfoque dado ao controle pela administração:

a. Filosofia de administração e estilo operacional – a ética e a honestidade são estimulantes, quando a administração age dessa forma, instigando seus colaboradores a esse comportamento. A administração demonstra apreço ou desprezo pelo controle na medida em que assume riscos elevados ou tem aversão a estes;

b. Formas de delegação de autoridade – a delegação de autoridade deve ser formalmente estabelecida consideradando as relações de hierarquia, a especialização e a cultura existente na empresa. Para evitar conflitos internos, é fundamental que esta delegação esteja formalmente apresentada em manuais ou documentos específicos para este fim. Nas empresas menores, a proximidade do proprietário com as transações contribui para dirimir conflitos dessa natureza;

c. Formas de controle de gestão – é a forma pela qual a administração avalia se as ações e procedimentos ocorreram de acordo com o estabelecido. Essas formas reforçam a eficácia do controle interno de duas maneiras: reafirmando a importância do controle e observando o apontamento de erros que porventura ocorram;

d. Utilização de auditoria interna e/ou externa – a instalação de auditoria para a investigação do ciclo de execução das transações, seus registros, avaliação dos métodos, processos, sistemas e emissão de um parecer sobre suas demonstrações financeiras, acabam por fortalecer as operações da empresa, monitorando a eficiência das políticas e dos procedimentos estabelecidos. A auditoria interna é de grande valia para as organizações, pois se for bem treinada, ela contribui para a redução dos custos com auditoria externa, ao executar alguns dos trabalhos que esta executa;

2- Organização e estrutura da empresa

a. Estrutura organizacional – aqui se define a autoridade a ser delegada às pessoas responsáveis pela gestão da empresa, que deve ser adequada ao planejamento, à execução e ao controle das transações. A delegação de autoridade deve ser clara e conhecida pelos envolvidos;

b. Metodologia de desenvolvimento/aquisição de sistemas – há duas possibilidades de se operacionalizar políticas e procedimentos por meio de sistemas operacionais e de informação. As organizações podem optar por adquirir pacotes no mercado ou desenvolver seus próprios instrumentos. Qualquer que seja a opção selecionada, a empresa deve considerar suas reais necessidades, a adequação ao seu porte, volume de operações, perspectiva de crescimento de suas atividades e avaliar a relação custo/benefício, além dos aspectos de segurança inerentes ao uso de recursos de informática;

c. Políticas e práticas de relações de pessoal – as políticas e práticas de recursos humanos adotadas pela empresa, influenciam a eficácia do sistema de controle interno. A formalização de um sistema deve ser estabelecida independentemente da qualificação da força de trabalho. Colaboradores competentes, treinados e de reconhecida experiência profissional tendem a desenvolver seu trabalho em alto nível, mesmo em ambientes com poucos instrumentos de controle formalmente estabelecidos. Todavia, pessoas pouco competentes, destreinadas e com limitada experiência profissional, propendem a realizar um trabalho de baixa qualidade, mesmo estando inseridos em ambientes com diversidade de instrumentos de controle.

4.3 – O Sistema de controle interno

O sistema de controle interno de uma empresa é a combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos mantidos pela administração.

No momento em que se desenvolve um sistema de controle interno, as empresas devem objetivar que este apresente as características a seguir relacionadas, de acordo com os autores consultados:

a. Confiabilidade – propiciar a obtenção de informações corretas para executar suas operações. As informações estão diretamente ligadas às decisões que a administração deseja tomar;

b. Tempestividade – as informações devem ser atuais e exatas, pois são imprescindíveis no momento da tomada de decisões;

c. Salvaguarda de Ativos – os ativos de uma organização representam a aplicação de seus recursos Dessa forma, compreende-se que devem ser protegidos de qualquer ato que venha prejudicá-los. Compreende-se ativos, como físicos (estoques, imobilizado), e não físicos (contas e receber, direitos);

d. Otimização no Uso de Recursos – tanto quanto possível, a duplicação de esforços na execução das atividades e o desencorajamento do uso ineficiente dos recursos da empresa;

e. Prevenção e Detecção de Roubos e Fraudes – não é aceitável na atividade empresarial, tampouco em outras atividades, a ocorrência de roubos, fraudes e outras ações da natureza escusa.

Cada empresa é única e portanto possui características próprias e particulares, de forma que não há um modelo "pré-fabricado" adaptável às suas peculiaridades e necessidades. Entretanto, pode ser definida uma estrutura básica para implementação de um sistema de controle interno, observando os seguintes aspectos fundamentais:

a. um organograma que estabeleça as relações organizacionais e entre às áreas componentes de uma organização. O organograma contribui para definir linhas de segregação funcional e segregação das atividades;

b. a elaboração de manuais de normas e procedimentos, com um sistema de autorizações e linhas de autoridade claramente definidos, contendo também o estabelecimento de práticas operacionais e rotinas;

c. uma estrutura contábil adequada, incluindo técnicas orçamentárias, de contabilidade de custos, de acompanhamento e execução fiscal, um plano de contas comentado e os fluxos contábeis; e

d. qualificação dos colaboradores compatível com as rotinas e práticas operacionais, cargos e atribuições a estes vinculados, e adequadamente treinados.

4.4 – Responsabilidade da administração

A administração da empresa é responsável pela implementação do sistema de controle interno, além de verificar a sua eficiência e eficácia através dos funcionários, adaptando-o às novas circunstancias.

Crepaldi (2000, p. 212) salienta a importância da administração na manutenção dos controles internos informando que :

Não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstancias.

O autor deixa claro sobre a importância da administração referente à manutenção dos controles internos, sendo a mesma responsável pelo planejamento, instalação e supervisão de todo o sistema adotado na empresa.

Para a entidade implementar um bom sistema de controle interno, a mesma não pode limitar-se à elaboração de manuais e procedimentos. Na realidade, a alma de um bom sistema é a qualidade e a segurança nas informações geradas. Dessa forma, pode-se identificar os principais motivos para sua adoção:

São eles:

1 – proteger os bens e direitos da entidade;

2 – estimular a obediência às normas internas da organização;

3 – motivar os empregados à eficiência operacional;

4 – otimizar a qualidade do fluxo de informações;

4.5 – Controle interno satisfatório

Um sistema de controle interno, bem concebido e aplicado com eficiência oferece razoável segurança para que erros serão evitados, ou prontamente descobertos no curso normal das operações rotineiras, de forma a serem corrigidos imediatamente. Sendo assim, quando o auditor entende que o sistema de controle interno está realmente funcionando, ele possui a comprovação de que as informações fornecidas por esse sistema merecem confiança.

Sabe-se, porém, que muitas empresas projetam esmerados sistemas de controle, contemplando-os em manuais de procedimentos contábeis, embora realmente nunca tenham sido postos em prática. Dessa forma, colaboradores acabam por achar mais conveniente tomar atalhos ou, por outros meios, contornar a "burocracia" representada pelos controles estabelecidos pela administração. Cabe ao auditor ter a sensibilidade de perceber e avaliar se estes controles estão realmente sendo postos em uso ou se estão apenas descritos em manuais.

Ainda em relação a um satisfatório sistema de controle, é de grande valia o pensamento de Attie (1992, p. 231):

[...] As peças soltas por si sós nada representam, porém o conjunto afinado entre si fornece a força necessária para que o carro ande, e basta que uma das peças se quebre ou deteriore para que todo o conjunto se torne inerte e inoperante. O controle interno funciona da mesma forma, pois o conjunto das operações, autorizações, registros etc. é que permite que a operação ou sistema caminhe, e basta que um dos itens não funcione adequadamente para que todo o sistema emperre.

Assim é possível entender que o controle interno é um enumerado de práticas e procedimentos que em conjunto formam o grande sistema de controle interno. Sendo que, se não operarem em harmonia , o sistema falhará e não atingirá seus objetivos.


CAPÍTULO 5 – CONTROLE INTERNO X FRAUDE

Um bom sistema de controle interno não constitui garantia absoluta contra a ocorrência de fraudes e irregularidade. Eles apenas inibem as suas possibilidades. A auditoria tem uma importância fundamental para o sucesso dessas medidas e pode contribuir significativamente para a implantação de um bom sistema de controle interno, não evidenciando fraudes e identificando os atos já consumados, mas, principalmente, evitando condições ambientais favoráveis para a pratica desses delitos. Uma auditoria regular ou permanente é um inibidor da ação de fraudadores.

Um conhecido ditado popular diz: "a ocasião faz o ladrão". Este ditado enguadra-se de maneira eficiente a este estudo, já que na inexistência de controles internos, a ocorrência de fraudes e erros torna-se inevitável.

Porém tem-se que, por mais eficiente e eficaz que seja o controle interno, certamente ele será impotente para identificar e inibir a ocorrência de desvios fraudulentos, ou seja, os desvios planejados , entendendo-se que a mentalidade do "homem" é muito complexa e criativa ao ponto de produzir sistemas inibidores aos prováveis desvios intencionais de conduta, ou seja, burlando os já existentes.

Crepaldi (2000, p. 217) salienta que:

As causas que originam a ocorrência de fraudes e dão margem à desconfiança quanto a validade dos dados contábeis podem ser relacionadas com a ausência de qualquer controle, normas de controles falhas e ineficientes, e normas de controles boas e eficientes, porém mal executadas na prática.

O autor evidencia que os controles internos uma vez implementados, a administração deve mantê-los sempre atualizados, a fim de identificar imediatamente a ocorrência de fraudes.

Attie (2000, p. 127) faz menção a este fato, quando deixa registrado:

Em geral, o sistema de controle interno deve permitir detectar todas as irregularidades. Um bom sistema de controle interno oferece maiores possibilidades de pronta identificação de fraudes em qualquer que seja a sua modalidade à identificação. Entretanto, o acordo entre dois ou mais integrantes da organização pode fazer deteriorar e cair por terra o melhor sistema de controle interno.

Novamente, salienta-se a importância da revisão periódica dos sistemas de controle interno, para que os mesmos estejam sempre atualizados e adequados às necessidades da organização.

A prevenção deve ser uma preocupação constante, devendo começar a partir da contratação do quadro de funcionários adequados. Os cuidados devem abranger as mais diversas áreas da organização, seja através da segurança física do ambiente computacional, mantendo sempre um bom sistema de backups de arquivos, restringindo o acesso a determinados dados através de senhas pessoais, definições de níveis de acesso para possíveis fraudadores internos ou externos.

Segundo Sá (1996, p. 221) a fraude é: "Uma ação premeditada que visa ao proveito de alguma forma para si ou terceiros".

A fraude refere-se a ato intencional de omissão ou manipulação de transações e adulterações de documentos. O termo erro refere-se a ato não intencional na elaboração de registros e relatórios contábeis.

Existem muitas pressões internas e externas que aumentam a probabilidade de ocorrência de fraudes. Desentendimento de acionistas e administração; O capital de giro insuficiente devido à má distribuição de lucros ou expansão muito rápida; Dependência da entidade de poucos produtos, cliente ou fornecedores, são fatores que propiciam a ocorrência de fraudes.

Ainda citando ele define: "As fraudes são praticadas quase sempre por pessoas que possuem autoridade, sobretudo quando acumula funções".

Quando implica volumes, transações maiores, a fraude geralmente ocorre mediante formação de conluio, sendo dessa forma mais difícil a sua detecção. Dessa forma, a fraude assume múltiplas modalidades. Podem ser não encobertas, geralmente quando o controle interno é muito fraco e o autor não considera necessário mascarar; As encobertas temporariamente, que são feitas sem alterar os registros contábeis; As encobertas permanentemente, nesse caso existe um bom sistema de controle interno e o autor preocupa-se em alterar as informações contidas nos registros e nos arquivos para ocultar as irregularidades

As Normas Brasileiras de Contabilidade definem o conceito de fraude e erro, conforme transcrito:

O termo fraude refere-se a ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulterações de documentos, registros e demonstrações contábeis. A fraude pode ser caracterizada por:

a. manipulação, falsificação ou alteração de registros ou documentos, de modo a modificar os registros de ativos, passivos e resultados;

b. apropriação indébita de ativos;

c. supressão ou omissão de transações nos registros contábeis;

d. registro de transações sem comprovação; e

e. aplicação de práticas contábeis indevidas.

O termo erro refere-se a ato não-intencional na elaboração de registros e demonstrações contábeis, que resulte em incorreções deles, consistente em:

a. erros aritméticos na escrituração contábil ou nas demonstrações contábeis;

b. aplicação incorreta das normas contábeis; e

c. interpretação errada das variações patrimoniais.

De forma mais simplória, pode-se definir erro como irregularidades involuntárias nos procedimentos ou nas demonstrações contábeis. Tais ocorrências são, normalmente, oriundas de despreparo do executor e desconhecimento dos Princípios Fundamentais de Contabilidade. Em relação ao termo fraude, pode-se defini-lo como irregularidades voluntárias ou desvios intencionais praticados por pessoas, com o intuito de favorecimento próprio ou de outrem, contra os interesses da organização que lesam.

Em geral, um bom sistema de controle interno deve permitir detectar todas as irregularidades. Entretanto, o conluio de dois ou mais integrantes da organização pode fazer deteriorar e cair o mais eficiente do sistema de controle interno.


CONCLUSÂO

Por controles internos, entende-se que são todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitem prever, observar e governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que refletem em seu patrimônio.

Diante dos estudos realizados em diversas obras referentes à importância dos controles internos nas organizações, conclui-se que a atividade de auditoria tem fundamental importância para a obtenção de controles internos funcionais, colaborando diretamente com a administração para o bom desempenho dos controles e oferecendo maior segurança para a entidade.

Os auditores, para exercerem suas atividades, estão ancorados por normas e princípios que regulamentam sua profissão. No desenvolvimento habitual de suas atividades, o auditor deve ter o conhecimento abrangente sobre diversos assuntos, mantendo-se sempre atualizado e com a conduta ética inquestionável.

Geralmente, confunde-se controle interno como sinônimo de auditoria, porém é uma idéia equivocada. A auditoria eqüivale a um trabalho organizado de revisão e apuração dos controles internos, normalmente executados por departamentos específicos, enquanto que o controle interno, refere-se a procedimento adotados pela organização de maneira permanente.

A administração tem a responsabilidade de organizar, dirigir, controlar e implementar os controles internos da empresa. Uma vez adotado, tem que mantê-lo sob permanente vigilância e avaliação, pois as falhas do seu funcionamento trazem reflexos inevitáveis nos resultados da entidade.

Se a administração confia na importância dos controles adotados, a sua equipe estará apoiando os procedimentos estabelecidos, e tendo menos resistência a sua adoção.

Os objetivos descritos nesta pesquisa foram alcançados e demonstrados principalmente no capítulo onde foi abordado, a Precisão e Confiabilidade dos Controles Internos, demonstrando através dos estudos realizados que controles internos eficientes propicia o desenvolvimento da organização de forma confiável, salvaguardando o patrimônio da entidade, atuando como inibidor de fraudes e erros que implica segurança econômica-financeira da organização, gerando informações tempestivas e auxiliando os gestores na sua administração.

Dessa forma, essa pesquisa foi de grande valia para as entidades, pois fica evidente que os sistemas de Controles Internos é imprescindível nas organizações, pois é através desses sistemas que a entidade irá garantir que suas informações são verídicas, obtendo respaldo em todos os suas informações geradas.

A empresa que possui controle interno deficiente, coloca em risco o patrimônio da entidade, além de gerar relatórios inconsistentes, podendo levar os gestores a tomarem decisões errôneas.

Esta disposição para o confronto parece-nos essencial para contribuir na construção de um saber cientifico apurado, que busque aprimorar cada vez mais a solidificação de um trabalho.

Sugere-se que as empresas valorizem cada vez mais os controles internos adotados, pois a sua adoção contribui para o crescimento ordenado da organização, evidenciando irregularidades na entidade, favorecendo uma gestão com bases sólidas através da segurança oferecida por sua adoção.

Apesar de aparentemente simples, o tema controle interno envolve um conteúdo teórico bastante extenso, por vezes complexo, exigindo longos e dedicados estudos para sua apreensão.

Por este motivo, esta pesquisa não teve a pretensão de abordar exaustivamente todo conteúdo teórico, mas, sim, resgatar alguns aspectos relevantes para auxiliar os interessados na compreensão desse objeto.


REFERÊNCIAS

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______. NBR 14724: informação e documentação – trabalhos acadêmicos – apresentação. Rio de Janeiro. 2002.

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______. NBR 6024: numeração progressiva das seções de um documento – procedimento. Rio de Janeiro. 1989.

______. NBR 6027: Sumário – procedimento. Rio de Janeiro. 1989.

______. NBR 6028: Resumo – Procedimento. Rio de Janeiro. 1990.

ATTIE, Willian. Auditoria: Conceitos e Aplicações. 3 ed. São Paulo: Atlas, 1998.

______. Conceitos e Aplicações. 5 ed. São Paulo: Atlas, 2000

______. Auditoria Interna. São Paulo: Atlas, 1986.

COLELLA, Vitor. Auditoria: Controle Interno e Estoques. São Paulo: Saraiva, 1984.

CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO ESTADO DE SÃO PAULO. Curso Básico de Auditoria 1: normas e procedimentos. 2 ed. São Paulo: Atlas, 1992.

CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: Teoria e Prática. 6 ed. São Paulo:Atlas, 2002.

FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2001.

MOTTA, João Mauricio. Auditoria: Princípios e Técnicas. 2 ed. São Paulo: Atlas, 1992.

REGINALDO, de Souza Gonçalves. Contabilidade Controlada Auditoria: A Fraude e o desperdício. Rio de Janeiro: Forense, ( ano).

SANTOS, Luiz Carlos dos. Apontamentos de sala de aula sobre projeto de pesquisa. Salvador: FVC/FACIC, 2004.






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