Autor: Michel Lataste
DEFINIÇÃO DE EVENTOS
Os eventos constituem uma das formas mais válidas do dinamizar as estruturas turísticas. Para o turista o uma proposta, um convite de viver o momento em que tudo foi organizado especialmente para ele.
O evento, ao se desenvolver e distribuir os fluxos turísticos, estará cumprindo o papel econômico do turismo, aumentando o número de ocupação nos meios de transporte, diminuindo a ociosidade dos meios de hospedagem, movimentando restaurantes, casas de diversões, favorecendo a distribuição de ronda, oportunizando o efeito multiplicador do turismo.
Dentro da oferta de produtos de consumo turístico, o evento apresenta uma vantagem que lhe é intrínseca, o fator diferencial. Cada evento se distingue por suas características particulares e finalidades diferenciadas buscando alguns o campo cultural, outros o campo social ou económico. Ele é também o momento em que se todo o resultado da preparação como o trabalho propriamente dito, o ambiente, as pessoas, o momento.
No Brasil, por exemplo, o carnaval do Rio de Janeiro é um evento que demanda toda uma conjuntura em sua permanente organização o atualização.
O evento divulga a cidade e o país sediador, fixando a imagem das cidades como centro turístico, graças ao aspecto diferencial.
Para conhecermos a realidade dos Eventos Turísticos, ou mesmo em um determinado estado ou pais, caberia em primeiro lugar realizar um diagnóstico da situação existente, que nos oferecesse , entre outros dados, algumas respostas como:
Qual a singularidade que apresenta o Evento?
Quais são os recursos turísticos e serviços complementares que a região promotora oferece?
Qual a capacidade de ocupação da cidade receptora?
Qual o perfil do participante dos nossos Eventos?
Qual o esquema promocional adequado ao segmento do mercado que desejamos atingir?
Quais os gastos médios efetuados por um turista que participa de um evento? (participante ou acompanhante).
O Calendário de Eventos oficial é editado pela EMBRATUR onde são registrados os eventos realizados no Brasil.
Se classificarmos e Identificarmos os eventos, verificamos: congressos, feiras, exposições, convenções, simpósios, seminários, etc…
O evento é um ótimo veículo de promoção da região, decorrendo daí a responsabilidade de possuir uma oferta adequada. Lembramos também que o nível de desenvolvimento da região é uma condicionante da demanda.
Evento: um segmento promissor
Deslocando-se um grande número de profissionais, os eventos dinamizam economicamente tanto o hotel quanto a cidade onde este se encontra.
Em 1988, o Brasil colocou-se em 11º lugar entre os países que sediaran eventos internacionais com a expectativa de expansão desse segmento, o empresário hoteleiro deve estar familiarizado com a complexidade organizaclonal de um evento e as possibilidades de lucrar com ele, em detalhes, os diferentes tipos de evenbs e as etapas de sua organização.
Este artigo visa familiarizar o empresário do setor com a complexidade existente na organização de um evento, e também com as possibilidades de usufruir dessa movimentação economica. Iniciamos apresentando uma conceituação para o termo EVENTO: “Iniciativa na área das comunicações, idealizada, planejada, organizada e realizada com base na infinita necessidade de criação humana, visando a informação e a intercomunicação.” Pelo próprio conceito apresentado, fica patente a amplidão e a generalidade do termo. Porém com os reflexos e resultados que a realização de um evento vem apresentando, principalmente após a 2ª guerra mundial, podemos melhor dimensioná-lo, associando-o aos serviços que atualmente áreas de turismo e hotelaria estão capacitadas a oferecer.
Na medida em que a realização de um evento chega a movimentar um exército de profissionais na sua viabilização, fica clara a sua importância na dinamização econômica, tão almejada por inúmeras cidades. Os prestadores de serviços, permanentemente, tem suas atenções voltadas para os calendários divulgados por empresas e associações promotores de eventos. Isto porque a realização de um evento, via de regra, significa a chegada de pessoas das mais diversas partes do pais e do mundo, pessoas que necessitarão de transporte, recepção, hospedagem, alimentação, diversão, etc…
Além disso, podemos relacionar algum benefícios advindos deste novo segmento de atividades:
melhor performance nas taxas de ocupação das empresas hoteleiras e de transporte. Isto parque os promotores realizam seus eventos em época de baixa temporada, quando encontram facilidades em reunir um número significante de participantes, ao mesmo tempo em que possuem vários locais dispostos a sediá-los;
incremento na receita global do local sede do evento, à medida que um turista participante gasta três vezes mais do que um turista comum;
melhoria da imagem da cidade sede do evento, levando-se em conta que o participante pode se transformar em um elemento divulgador do local, ao retornar a seu ponto de origem;
despertar o interesse de várias entidades promotores em realizar futuros eventos, no mesmo local, na medida em que os já realizados tenham obtido sucesso.
Diante do exposto, não podemos contestar a significância do segmento evento para os países que tem se destacado em sua recepção. E o Brasil? Como tem se comportado fronte a esta realidade? No ano de 1983 o Brasil Chegou a ocupar a 11º posição entre os países que sediam eventos internacionais. Portanto numa posição bastante motivadora. Isto significa que recebemos fluxos de turistas de eventos que permaneceram em nosso país de oito a nove dias, gastando em média 225 dólares por dia, utilizando nossos serviços e podendo levar Informações sobre o Brasil para seus países de origem.
A título de complementação de informação, destacam-se os investimentos que o empresário vem fazendo na construção de espaços específicos para a realização de eventos, quer na construção de Centros de Convenções, quer com a adaptação em hotéis, de espaço físico para este fim.
Existe toda uma tipologia de eventos, já determinada, que os classifica de acordo com seus objetivos. Podemos lista-los como: congressos, convenções seminários, simpósios, mesa-redonda, painel, forum, palestras, conferência, debate, feiras, exposições, encontro/jornada. Além dos mencionados, podemos listar: shows, inaugurações, leilões, banquetes, entre outros.
Num segundo momento, passamos a enfocar a questão da organização de um evento.
A organizacão de um evento obedece, normalmente, as seguintes etapas:
Pré-Evento: estende-se desde o momento em que é tomada a decisão de se realizar o evento, até o dia que antecede o inicia do mesmo. E nesta fase que a entidade promotora contará com a assessoria de uma empresa que organiza eventos, para tomar decisões com respeito a data e local do acontecimento, bem como estruturar todos os servicos de divulgação, inscrição, recepção, hospedagem, alimentação, transporte e lazer, que serão colocados à disposição dos participantes.
Evento: fase que abrange o desenrolar do evento em si, onde todos os serviços que foram planejados e contratados, na fase anterior, serão testados. Desde a eficiência em transportar o participante do terminal de transportes, até o hotel onde se hospedará, finalizando com as normas de cerimonial devidas à autoridade que encerrará o evento.
Pós-Evento: no nosso entender, esta é a fase mais importante de todo o processo, pois é quando se fará a análise crítica do evento, verificando-se o grau de satisfação do participante, a eficiência e eficácia dos serviços prestados e os resultados obtidos com o empreendimento. Para finalizar, daremos um enfoque nas empresas da área turística, que se envolvem no processo organizacional de um evento.
TURISMO DE EVENTOS
Estratégia para captação
No mercado de captação de eventos, a Importância estratégica evidencia-se quando a cidade candidata se posiciona na mente do público alvo, estimulando a percepção dos diferenciais do produto. Como exemplo temos a qualidade dos serviços de hotelaria, entretenimentos e lazer, da Infra-estrutura turística, do espaço de eventos, da tecnologia disponível, os atrativos turísticos e a qualidade dos serviços periféricos. Podemos citar como exemplo os serviços de taxi, locaçao de veículos, comércio, bares e restaurantes etc… O objetivo principal é diferenciar, de forma proativa, a cidade e sua criação de serviços, comunicando ao público-alvo que são diferentes (estratégia de comunicacão para captação).
O posicionamento como estratégia permitirá a definição de um composto mercadolôgico capaz de mudar a posição real que a cidade ocupa na mente do público alvo, para a posição de como quer percebida, isto está diretamente relacionado com a estratégia de comunicação a ser desenvolvida para o processo de captação, que deverá conter todos os aspectos dos serviços (base e periféricos que estimulem a percepção dos diferenciais do produto pelo público- alvo.
Como já citado, a diferenciação é um dos instrumentos mais importantes que a cidade candidata a sediar um evento tem para se posicionar.
No mercado de eventos podemos identificar alguns diferenciais:
Diferenciação através dos recursos humanos – características do pessoal de contato tais como: competência, credibilidade, confiabilidade, responsabilidade, cortesia, etc… direta ou indiretamente ligados ao evento.
Diferenciação através da imagem – diferenciais exclusivamente ligados à estratégia de comunicação que deverá ser direcionada para o público-alvo a ser atingido, enfatizando os aspectos facilitadores para a realização do evento e que atendam necessidades, desejos e expectativas dos participantes, dos delegados que decidem o destino do evento.
Diferenciação através de atrativos turísticos – os atrativos turísticos são diferenciais que devem ser explorados na estratégia de comunicação, entre outros objetivos, o de despertar o desejo de conhecer, participar e interagir, principalmente nos pré e pós evento.
Diferenciação através de equipamentos e tecnologia disponível – aspectos que devem obrigatoriamente fazer parte da estratégia de comunicação, estes diferenciais poderão definir a decisão favorável e consequentemente o sucesso da captação.
Todos esses diferenciais Interagem sinergeticamente e são decisivos para captação pois constituem a oferta global de serviços que serão “prestados” para os participantes / acompanhantes de um evento.